This policy is valid for Uppsala Politicesstuderande with corporate number -.
Integritetspolicy för Uppsala Politicesstuderande
1. Inledning
Uppsala Politicesstuderande, nedan kallad föreningen, är en förening som arbetar med att
främja sina medlemmars intressen när det gäller utbildningsfrågor och gemenskap under
studietiden. För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för
olika ändamål kopplade till verksamheten. Syftet med denna integritetspolicy är att översiktligt
redogöra för vilka personuppgifter föreningen samlar in, var och hur länge dessa lagras samt
beskriva vilka rättigheter varje enskild medlem har rörande sina personuppgifter. Mer specifika
rutiner för hur föreningen arbetar med personuppgiftshantering återfinns i dokumentet Handbok
för personuppgiftshantering.
Föreningens hantering av personuppgifter utgår från följande principer:
- Ändamålsbegränsning: Detta innebär att den information föreningen samlar in om dig
endast används till det avsedda ändamålet. Exempelvis används insamlad information till ett
specifikt event enbart för säkerställandet av ditt deltagande på eventet.
- Uppgiftsminimering: Detta innebär att de gånger föreningen samlar in information om dig
endast frågar efter det som är nödvändigt och ingenting utöver det. Om enbart information
om namn och telefonnummer behövs frågar föreningen inte efter någon ytterligare
information.
- Korrekthet: Detta innebär att föreningen arbetar kontinuerligt för att uppgifterna lagrade
om dig är korrekta och används i enlighet med tidigare nämnda principer.
- Lagringsminimering: Detta innebär att föreningen inte sparar uppgifterna vi har om dig
längre än nödvändigt.
2. Personuppgifter som föreningen behandlar
Medlemsregister
Vid tecknat medlemskap i föreningen samtycker den enskilde medlemmen till att föreningen
behandlar dennes personuppgifter. Vid inskrivning ska medlemmen få ta del av föreningens
integritetspolicy. Föreningen behandlar de uppgifter som medlemmen uppger i samband med
tecknande av medlemskap och som behövs för föreningens administration och kontakt med
medlemmarna. Dessa personuppgifter är namn, adress, mailadress, telefonnummer och
personnummer. Personuppgifterna i medlemsregistret kommer att delas med två partipolitiskt
och religiöst obundna organisationer som föreningen är en medlemsförening av,
Politicesstudenternas Riksorganisation (PolRiks) och Ung Media.
Föreningens medlemshantering går genom tredjepartstjänsten MyClub. Tjänsten är ett
webbaserat medlemsregister som lagrar och hanterar föreningens medlemsuppgifter. De
personuppgifter som lagras i MyClub är medlemmarnas för- och efternamn, personnummer,
adress, telefonnummer och e-postadress. Personuppgifter i medlemsregistret raderas inom en
månad efter att medlemskapet upphört.
Övriga personuppgifter
Beroende på vilka delar av föreningens verksamhet som den enskilde medlemmen deltar i
kommer olika personuppgifter insamlas. Nedan redogörs för några av de vanligast
förekommande personuppgifter som föreningen behandlar och lagrar i enlighet med de rutiner
som beskrivs i föreningens handbok för personuppgiftshantering.
Bokföring
Uppgifter för köp eller transaktioner som sker via föreningen behandlas av redovisningsskäl.
Detta inkluderar betalningsinformation som delas av banken samt namn på
betalningsavsändaren. Bokföringen sparas i fysisk form under sju år i enlighet med
bokföringslagen.
Fotografier
Foton som tas på föreningens evenemang på uppdrag av föreningen lagras i molntjänsten
Google Drive. Foton kan även komma att publiceras på föreningens sociala medier och
hemsida. När fotografier tas i uppdrag av föreningen ska det i största möjliga mån inhämtas
samtycke. Fotona lagras sedan i syfte att bevara föreningens historia. Om du önskar att få ett
foto borttaget och/eller inte vill förekomma på bild kan du kontakta styrelsen varpå fotot
raderas.
Protokoll
Är du aktiv i föreningen eller innehar ett förtroendeuppdrag kan dennes personuppgifter lagras
och delas med medlemmarna. Vid närvaro på antingen årsmöte, styrelsemöte eller eventuella
interna möten inom föreningen kan dennes för- och efternamn protokollföras och delas med
medlemmarna. Protokollen lagras av föreningen på Google Drive och årsmötesprotokollen
lagras även i fysisk form. Delning av protokoll är av vikt för transparensen gentemot
medlemmarna och lagring är av betydelse som dokumentation på vad som förekommit vid
sådana möten.
Radering
Styrelsen ska genomföra en bedömning vid verksamhetsårets slut om ändamålen med
behandlingen av ovanstående personuppgifter kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen
av personuppgifterna kvarstår ska uppgifterna raderas.
3. Rättigheter som medlem
Som medlem har du rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dennes
personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de
personuppgifter som är under behandling. Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade
om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och du äger rätt att begränsa behandlingen
av personuppgifterna. Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling
av personuppgifter till Datainspektionen. Personuppgiftsansvarig är föreningens styrelse. För att
få hjälp med att utöva dina rättigheter gällande dina personuppgifter, kontakta
sekreterare@uppsalapolitices.se.
4. Ändring av integritetspolicyn
Ändringar av denna policy beslutas av föreningens styrelse med enkel majoritet. Vid ändring av
policyn som är av betydelse för hanteringen av personuppgifter ska du som medlem meddelas
om detta.