Denna policy är valid för Uppsala Politicesstuderande med organisationsnummer -

Integritetspolicy för Uppsala Politicesstuderande

1. Inledning

Uppsala Politicesstuderande, nedan kallad föreningen, är en förening som arbetar med att

främja sina medlemmars intressen när det gäller utbildningsfrågor och gemenskap under

studietiden. För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för

olika ändamål kopplade till verksamheten. Syftet med denna integritetspolicy är att översiktligt

redogöra för vilka personuppgifter föreningen samlar in, var och hur länge dessa lagras samt

beskriva vilka rättigheter varje enskild medlem har rörande sina personuppgifter. Mer specifika

rutiner för hur föreningen arbetar med personuppgiftshantering återfinns i dokumentet Handbok

för personuppgiftshantering.

Föreningens hantering av personuppgifter utgår från följande principer:

- Ändamålsbegränsning: Detta innebär att den information föreningen samlar in om dig

endast används till det avsedda ändamålet. Exempelvis används insamlad information till ett

specifikt event enbart för säkerställandet av ditt deltagande på eventet.

- Uppgiftsminimering: Detta innebär att de gånger föreningen samlar in information om dig

endast frågar efter det som är nödvändigt och ingenting utöver det. Om enbart information

om namn och telefonnummer behövs frågar föreningen inte efter någon ytterligare

information.

- Korrekthet: Detta innebär att föreningen arbetar kontinuerligt för att uppgifterna lagrade

om dig är korrekta och används i enlighet med tidigare nämnda principer.

- Lagringsminimering: Detta innebär att föreningen inte sparar uppgifterna vi har om dig

längre än nödvändigt.

2. Personuppgifter som föreningen behandlar

Medlemsregister

Vid tecknat medlemskap i föreningen samtycker den enskilde medlemmen till att föreningen

behandlar dennes personuppgifter. Vid inskrivning ska medlemmen få ta del av föreningens

integritetspolicy. Föreningen behandlar de uppgifter som medlemmen uppger i samband med

tecknande av medlemskap och som behövs för föreningens administration och kontakt med

medlemmarna. Dessa personuppgifter är namn, adress, mailadress, telefonnummer och

personnummer. Personuppgifterna i medlemsregistret kommer att delas med två partipolitiskt

och religiöst obundna organisationer som föreningen är en medlemsförening av,

Politicesstudenternas Riksorganisation (PolRiks) och Ung Media. 

Föreningens medlemshantering går genom tredjepartstjänsten MyClub. Tjänsten är ett

webbaserat medlemsregister som lagrar och hanterar föreningens medlemsuppgifter. De

personuppgifter som lagras i MyClub är medlemmarnas för- och efternamn, personnummer,

adress, telefonnummer och e-postadress. Personuppgifter i medlemsregistret raderas inom en

månad efter att medlemskapet upphört.

Övriga personuppgifter

Beroende på vilka delar av föreningens verksamhet som den enskilde medlemmen deltar i

kommer olika personuppgifter insamlas. Nedan redogörs för några av de vanligast

förekommande personuppgifter som föreningen behandlar och lagrar i enlighet med de rutiner

som beskrivs i föreningens handbok för personuppgiftshantering.

Bokföring

Uppgifter för köp eller transaktioner som sker via föreningen behandlas av redovisningsskäl.

Detta inkluderar betalningsinformation som delas av banken samt namn på

betalningsavsändaren. Bokföringen sparas i fysisk form under sju år i enlighet med

bokföringslagen.

Fotografier

Foton som tas på föreningens evenemang på uppdrag av föreningen lagras i molntjänsten

Google Drive. Foton kan även komma att publiceras på föreningens sociala medier och

hemsida. När fotografier tas i uppdrag av föreningen ska det i största möjliga mån inhämtas

samtycke. Fotona lagras sedan i syfte att bevara föreningens historia. Om du önskar att få ett

foto borttaget och/eller inte vill förekomma på bild kan du kontakta styrelsen varpå fotot

raderas.

Protokoll

Är du aktiv i föreningen eller innehar ett förtroendeuppdrag kan dennes personuppgifter lagras

och delas med medlemmarna. Vid närvaro på antingen årsmöte, styrelsemöte eller eventuella

interna möten inom föreningen kan dennes för- och efternamn protokollföras och delas med

medlemmarna. Protokollen lagras av föreningen på Google Drive och årsmötesprotokollen

lagras även i fysisk form. Delning av protokoll är av vikt för transparensen gentemot

medlemmarna och lagring är av betydelse som dokumentation på vad som förekommit vid

sådana möten.

Radering

Styrelsen ska genomföra en bedömning vid verksamhetsårets slut om ändamålen med

behandlingen av ovanstående personuppgifter kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen

av personuppgifterna kvarstår ska uppgifterna raderas.

3. Rättigheter som medlem

Som medlem har du rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dennes

personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de

personuppgifter som är under behandling. Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade

om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och du äger rätt att begränsa behandlingen

av personuppgifterna. Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling

av personuppgifter till Datainspektionen. Personuppgiftsansvarig är föreningens styrelse. För att

få hjälp med att utöva dina rättigheter gällande dina personuppgifter, kontakta

sekreterare@uppsalapolitices.se.

4. Ändring av integritetspolicyn

Ändringar av denna policy beslutas av föreningens styrelse med enkel majoritet. Vid ändring av

policyn som är av betydelse för hanteringen av personuppgifter ska du som medlem meddelas

om detta.