Denna policy är valid för IFK Växjö med organisationsnummer 829500-1393

Hej,

Här kommer vår datapolicy för hur vi hanterar våramedlemmars personuppgifter. Vänligen läs igenom och signera att du tagit del av informationen.

IFK Växjös personuppgiftshantering. (org.nr 829500-1393)

IFK Växjö har beslutat om följande för att följa reglerna om GDPR.

• Uppgifterna i våra register hanteras av kansliet genom Mikaela Wieslander Mayer och Fredrik Ahlström samt av ledarna för respektive träningsgrupp.
• I varje träningsgrupp finns ett par administratörer som för närvaro för den specifika träningsgruppen.
• Följande register finns, och dess användning:
• Idrottonline och MyClub (digitalt). Registret innehåller namn, personnummer, adress, betalningsdatum för medlems- och träningsavgift samt telefonnummer och epost. De som är administratörer i varje träningsgrupp ser till att föra närvaron. Användning: Bidragsansökan skickas in till RF och Växjö Kommun genom sammanställd närvaro. Vi använder registret för att föra in betalningsdatum för föreningens medlems- och träningsavgifter. Registret används också för att skicka ut information om betalning av våra avgifter samt övrig väsentlig information. Endast kansliet och ledare för respektive träningsgrupp kommer åt dessa uppgifter.
• Tränar/ledarregister (digitalt). Registret innefattar träningsgrupp, namn och epost. Användning: För att veta vilka tränare/ledare vi har i föreningen. Och för att skicka rätt information till rätt träningsgrupp. Endast kansliet kommer åt dessa uppgifter.
• Förteckning över klubbrekord och bästalistor (digitalt och papper). Användning: Historiska dokument som finns på hemsidan och i Verksamhetsberättelse.
• Hantering av utdrag ur belastningsregistret (papper). Användning: Enligt beslut från Växjö Kommun så ska samtliga tränare uppvisa detta. Kansliet för ett enkelt register som innehåller namn och ”godkänd”. Registret förvaras i en pärm som är inlåst.
• Anmälningsformulär/-listor innehållande namn och födelseår finns på föreningens hemsida. Användning: Dessa är till för anmälan till tävlingar och för att namn och födelseår på de som anmäls till tävlingar ska bli rätt.
• Funktionärsanmälan registret hanteras av kansliet genom Mikaela Wieslander Mayer och Fredrik Ahlström, samt av Martin Joabsson som skapat formuläret. Användning: För att samla in kontaktinformation till våra aktiva och dess föräldrar för kommunikation när det är dags för det funktionärsuppdrag man anmält sig till/blivit tilldelad.
• Laglig grund för personuppgiftshantering
• Avtal. Genom medlemskap godkänner man sin närvaro i medlemsregistret.
• Uppgifter av allmänt intresse. Genom medverkan i en tävling ger man sitt godkännande för att kunna föra statistik över rekord och resultat. Man ger också sitt godkännande att resultaten publiceras på internet.
• Myndighetsutövning. Genom närvarorapportering får vi del av bidrag från stat och kommun.
• Intresseavvägning. Genom att delta på tävlingar och träningar ger man sitt samtycke att medverka på bilder och i texter. IFK Växjö är mycket restriktiva till att genom bilder och text visa aktiva under 14 år.
• Information till registrerade, utdrag och önskemål om radering m.m.
• Detta dokument kommer att finnas på hemsidan: www.ifkvaxjo.se. Det kommer också att mejlas ut till varje registrerad medlem. Vid kommande betalningar av medlemsavgifter kommer det också att meddelas. Medlemmar har själv möjlighet att se sina egna uppgifter på MyClub och IdrottOnline.
• Medlemmar kan skriftligt begära att få utdrag ur föreningens register.
• Medlemmar kan skriftligt begära att få uppgifter raderade ur registren. Kansli och eventuellt styrelsen beslutar om det är möjligt. Man kan exempelvis inte bli raderad från en resultatlista eller statistik när man har deltagit i en tävling. Medlemmar har även rätt att begära dataportabilitet och att invända mot behandling.
• Föreningens egna radering av register. IFK Växjö tar bort de medlemmar som inte deltagit i vår tränings- eller tävlingsverksamhetverksamhet, eller betalat avgifter de två senaste åren. IFK Växjö ser i övrigt till att ha uppdaterade register.
• Adress: IFK Växjö, Box 3007, 350 33 Växjö, info@ifkvaxjo.se
• När vi gör några uppdateringar skickas ett nytt mail ut till alla adresser vi har i vårt medlemsregister.
  

IFK Växjö styrelse och kansli – juni 2019