vid behandling av personuppgifter avseende medlemmar i Neptuni Orden, Ångfartygs-Befälhavare-Sällskapet, Sjömannaföreningen och Sjökaptens-Societeten.

Orden/Föreningarna hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur Orden/Föreningarna behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att vi värnar om din integritet.

Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har om dig, hur vi behandlar dem och varför vi har dem, samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter.

 

Som Orden/Föreningarna har vi en skyldighet att följa det regelverk som t ex finns i Bokföringslagen, Stiftelselagen och Lag om ekonomiska föreningar, vad gäller exempelvis förande av medlemsförteckning, bokföring av medlemsavgifter, samt för utskick av kallelser till sammankomster. Genom samtycke kan också personuppgifter insamlas för vidare behandling i verksamheten.

Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte, annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter.

Du har rätt att få information om vilka uppgifter Orden/Föreningarna har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för Orden/Föreningarna att spara uppgifterna, du har även rätt att få uppgifterna raderade. Sjöfartshusets Kansli ansvarar även för att kontinuerligt bedöma och vid behov radera personuppgifter eller andra uppgifter om dig som person, vilka inte längre anses behövas för att fullgöra vår verksamhet.

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Personuppgifter som här lämnas kommer att användas för att möjliggöra information, gratulationer, och kallelser till Orden/Föreningarna sammankomster. Enligt personuppgiftslagen (GDPR) skall uppgifterna borttagas då medlem utträder. Orden/Föreningarna ämnar dock behålla uppgifterna för historik och möjlighet till framtida kontakt och släktforskning. Dock borttages uppgifterna då f.d. medlem så önskar. Orden/Föreningarna tillhandahåller registerutdrag över medlems egna personuppgifter vid anmodan och rättar uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande då ny information inkommit.

 

Nedan ser du exempel på personuppgifter Orden/Föreningarna behandlar avseende våra medlemmar:

 

•       Namn och personnummer

•       Kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och E-postadress

•       Uppgifter som du själv registrerar, frivilligt uppger eller samtycker till

 

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Ditt medlemskap i Orden/Föreningarna ligger till grund för de personuppgifter Orden/Föreningarna behandlar. Enligt gällande lag är orden/föreningarna skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med tillhörande kontaktuppgifter, för att Sjöfartshusets Kansli kan behöva nå dig med information.

Vilken information ger vi till dig?
Som medlem i Orden/Föreningarna har du alltid rätt att få ett utdrag över de uppgifterna Orden/Föreningarna har registrerat om dig. Du får även ta del av denna policy och du kommer även få information om hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som rör dina personuppgifter och/eller rättigheter.

 

Sjöfartshusets Kansli har utarbetade rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. I det fall tredje part uppdras att hantera personuppgifter upprättas ett särskilt avtal. Riktlinjerna för hur tredje part får hantera personuppgifterna på uppdrag av Orden/Föreningarna finns reglerat i avtalet och utgångspunkten är att endast personal som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. I Orden/Föreningarna är det endast Sjöfartshusets Kansli och styrelserna som har tillgång till dina personuppgifter. Via lösenordskyddade ”Mina sidor” i vårt medlemsregister finns dock uppgifter om namn och kontaktuppgifter, detta för att Du lätt ska kunna hitta andra medlemmar vid behov av kontakt.

En utgångspunkt för Orden/Föreningarna är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla Orden/Föreningarna förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

 

Ansvar
Orden/Föreningarna är personuppgiftsansvariga, vilket innebär att styrelserna ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

 
Neptuni Orden - Styrande Chef               
Ångfartygs Befälhavare sällskapet - Ordförande